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Unternehmen

Ein Unternehmer muss neben betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten auch viele rechtliche Aspekte berücksichtigen. Um Fehler zu vermeiden, bedarf er kompetenten Rates, etwa bei der Gründung, Führung und Umstrukturierung des Unternehmens sowie der Planung der Unternehmensnachfolge oder Liquidation. Notarinnen und Notare, Steuerberater und Steuerberaterinnen sind hierbei eine verlässliche Hilfe.

Unternehmensgründung

Ganz am Anfang einer Unternehmensgründung steht die Wahl einer geeigneten Rechtsform. Viele Faktoren sind dabei zu beachten. Die nachfolgende Zusammenstellung gibt einen ersten Überblick über die wichtigsten Eigenschaften häufiger Rechtsformen, nämlich:

  • Kapital und Mindesteinlage
  • Haftung
  • Formalitäten
  • Gründungskosten
  • Spezifische Steuern
  • Typische notarielle Leistungen im Zusammenhang mit der Gründung
  • Zeitpunkt der Entstehung des Unternehmens

Wichtige Eigenschaften der Rechtsformen

Einzelunternehmen

Nichtkaufleute und Kleingewerbetreibende:

  • Kein festes Kapital und keine Mindesteinlage
  • Unbeschränkte Haftung mit Geschäfts- und Privatvermögen
  • Gewerbeanmeldung, außer bei freien Berufen wie Ärzten, Architekten und Ingenieuren
  • Geringe Gründungskosten
  • Einkommensteuer und Gewerbesteuer, außer bei freien Berufen
  • Typische notarielle Leistungen: keine, da keine Registeranmeldung erfolgt. Es sei denn, es wird eine freiwillige Eintragung in das Handelsregister („Kann-Kaufmann“) gewünscht, dann erstellt die Notarin die Handelsregisteranmeldung, beglaubigt die Unterschrift des Inhabers und sendet die Handelsregisteranmeldung in elektronisch signierter Form an das Registergericht.
  • Entstehung des Unternehmens: mit Aufnahme der Tätigkeit oder mit (freiwilliger) Handelsregistereintragung

Einzelkaufleute

Kaufmann (jede Privatperson, deren Geschäft einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert):

  • Kein festes Kapital und keine Mindesteinlage
  • Unbeschränkte Haftung mit Geschäfts- und Privatvermögen
  • Gewerbeanmeldung und Anmeldung zur Eintragung in das Handelsregister
  • Relativ geringe Gründungskosten
  • Einkommen- und Gewerbesteuer
  • Es besteht die Pflicht zur Eintragung in das Handelsregister, wenn das Geschäft einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert.
  • Typische notarielle Leistungen: Die Notarin erstellt die Handelsregisteranmeldung, beglaubigt die Unterschrift des Inhabers und sendet die Handelsregisteranmeldung in elektronisch signierter Form an das Registergericht.
  • Entstehung des Unternehmens: mit Aufnahme der Tätigkeit oder mit Handelsregistereintragung

GbR – Gesellschaft bürgerlichen Rechts

Nichtkaufleute und Kleingewerbetreibende:

  • Kein festes Kapital und keine Mindesteinlage
  • Unbeschränkte Haftung von Gesellschaft und Gesellschafter (auch mit Privatvermögen)
  • Für Gesellschaftsschulden gesamtschuldnerische Haftung
  • Gewerbeanmeldung
  • Geringe Gründungskosten
  • Einkommen- und Gewerbesteuer
  • Typische notarielle Leistungen: keine, da keine Registeranmeldung erfolgt (zukünftig soll für GbRs mit Immobilienbesitz ein GbR-Register eingeführt werden)
    Unter Umständen ist es sinnvoll, den GbR-Vertrag oder Vollmachten für Geschäftsführer zu beurkunden oder zu beglaubigen, wenn die GbR Immobilien erwerben soll.
    Beurkundungspflicht besteht, wenn der GbR-Vertrag die Verpflichtung zum Erwerb von Grundbesitz enthält.
  • Entstehung des Unternehmens: ab Verfolgung des gemeinsamen Zwecks

OHG – offene Handelsgesellschaft

Kaufmann:

  • Kein festes Kapital und keine Mindesteinlage
  • Unbeschränkte Haftung von Gesellschaft und Gesellschafter (auch mit Privatvermögen)
  • Für Gesellschaftsschulden gesamtschuldnerische Haftung
  • Gewerbeanmeldung und Anmeldung zur Eintragung in das Handelsregister
  • Relativ geringe Gründungskosten
  • Einkommen- und Gewerbesteuer
  • Typische notarielle Leistungen: Die Notarin erstellt die Handelsregisteranmeldung, beglaubigt die Unterschriften der Gesellschafter und sendet die Handelsregisteranmeldung in elektronisch signierter Form an das Registergericht.
    Der Gesellschaftsvertrag der OHG ist in der Regel nicht beurkundungspflichtig und wird daher aus Kostengründen meist nicht von der Notarin erstellt oder geprüft.
  • Entstehung des Unternehmens: mit Aufnahme der Tätigkeit oder mit Handelsregistereintragung

KG – Kommanditgesellschaft

Kaufmann:

  • Kein festes Kapital
  • Keine Mindesteinlage vorgeschrieben,
  • jedoch Kommanditeinlagen für Kommanditisten in beliebiger Höhe
  • Unbeschränkte Haftung der Komplementäre (persönlich haftende Gesellschafter)
  • Haftung der Kommanditisten in Höhe der Einlage (Haftungsbeschränkung tritt erst nach Eintragung in das Handelsregister ein)
  • Gewerbeanmeldung und Anmeldung zur Eintragung in das Handelsregister
  • Relativ geringe Gründungskosten
  • Einkommen- und Gewerbesteuer
  • Typische notarielle Leistungen: Die Notarin erstellt die Handelsregisteranmeldung, beglaubigt die Unterschriften aller Gesellschafter und sendet die Handelsregisteranmeldung in elektronisch signierter Form an das Registergericht.
    Der Gesellschaftsvertrag der KG ist in der Regel nicht beurkundungspflichtig und wird daher aus Kostengründen meist nicht von der Notarin erstellt oder geprüft.
  • Entstehung des Unternehmens: mit Aufnahme der Tätigkeit oder mit Handelsregistereintragung

GmbH – Gesellschaft mit beschränkter Haftung

  • 25.000 € Mindestgrundkapital
  • 12.500 € Mindesteinzahlung bei Gründung
  • Bargründung und Sachgründung möglich
  • Haftung nur mit Gesellschaftsvermögen (Haftungsbeschränkung tritt erst nach Eintragung in das Handelsregister ein)
  • Ggf. persönliche Haftung des Geschäftsführers
  • Gewerbeanmeldung und Anmeldung zur Eintragung in das Handelsregister
  • Insgesamt umfangreiche Formalitäten
  • Relativ hohe Gründungskosten
  • Körperschaft- und Gewerbesteuer
  • Typische notarielle Leistungen: Die Notarin erstellt die Gründungsurkunde inklusive Gesellschaftsvertrag, die Handelsregisteranmeldung und die Gesellschafterliste, sie beurkundet bzw. beglaubigt die Dokumente und sendet diese, nach Einzahlung des Stammkapitals, in elektronisch signierter Form an das Registergericht.
    Der Gesellschaftsvertrag der GmbH ist beurkundungspflichtig und wird daher meist von der Notarin erstellt, die Verwendung eigener Entwürfe führt nicht zur Beschleunigung oder Kostenersparnis.
  • Entstehung des Unternehmens: mit Handelsregistereintragung
    Ab Beurkundung existiert die sogenannte GmbH i. G. (in Gründung), für die bereits Rechte und Pflichten bestehen können.

UG (haftungsbeschränkt) – Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)

  • 1 € Mindeststammkapital (zu empfehlen ist ein Stammkapital von mindestens 350 € (bei Gründung mit Musterprotokoll) bzw. 2.000 € (bei Gründung mit individuellem Gesellschaftsvertrag), um hieraus die Gründungkosten zu begleichen)
  • Vollständige Einzahlung bei Gründung erforderlich
  • Nur Bargründung möglich
  • Haftung nur mit Gesellschaftsvermögen (Haftungsbeschränkung tritt erst nach Eintragung in das Handelsregister ein), ggf. persönliche Haftung des Geschäftsführers
  • Gewerbeanmeldung und Anmeldung zur Eintragung in das Handelsregister, insgesamt umfangreiche Formalitäten
  • Relativ hohe Gründungskosten, Kostenreduzierung durch Musterprotokoll möglich
  • Körperschaft- und Gewerbesteuer
  • Typische notarielle Leistungen: Die Notarin erstellt die Gründungsurkunde inklusive Gesellschaftsvertrag (wenn gewünscht, unter Verwendung des gesetzlich vorgegebenen Musterprotokolls), die Handelsregisteranmeldung und die Gesellschafterliste. Die Notarin beurkundet bzw. beglaubigt die Dokumente und sendet diese, nach Einzahlung des Stammkapitals, in elektronisch signierter Form an das Registergericht. Der Gesellschaftsvertrag der UG (haftungsbeschränkt) ist beurkundungspflichtig und wird daher meist von der Notarin erstellt. Die Verwendung eigener Entwürfe führt nicht zur Beschleunigung oder Kostenersparnis.
  • Entstehung des Unternehmens: mit Handelsregistereintragung
    Ab Beurkundung existiert die sogenannte UG (haftungsbeschränkt) i. G (in Gründung), für die bereits Rechte und Pflichten bestehen können.

AG – Aktiengesellschaft

  • 50.000 € Mindestgrundkapital
  • Haftung nur mit Gesellschaftsvermögen (Haftungsbeschränkung tritt erst nach Eintragung in das Handelsregister ein), ggf. persönliche Haftung des Vorstandes
  • Gewerbeanmeldung und Anmeldung zur Eintragung in das Handelsregister
  • Insgesamt sehr umfangreiche Formalitäten
  • Relativ hohe Gründungskosten
  • Körperschaft- und Gewerbesteuer
  • Typische notarielle Leistungen: Die Notarin erstellt Entwürfe der Gründungsurkunde inklusive Gesellschaftsvertrag, der Handelsregisteranmeldung, des Gründungsberichts der Gründer, den Gründungsprüfungsbericht der Mitglieder des Vorstandes und des Aufsichtsrates, die Aufstellung der Gründungskosten, die Liste der Aufsichtsratsmitglieder und übernimmt ggf. die Gründungsprüfung. Die Notarin beurkundet bzw. beglaubigt die Dokumente und sendet sie, nach Vorliegen der notwendigen Bankbestätigung zur Einzahlung des Stammkapitals, in elektronisch signierter Form an das Registergericht.
    Der Gesellschaftsvertrag der AG ist beurkundungspflichtig und wird daher meist von der Notarin erstellt, die Verwendung eigener Entwürfe führt nicht zur Beschleunigung oder Kostenersparnis.
  • Entstehung des Unternehmens: mit Handelsregistereintragung

Unternehmensgründung – Fragen und Antworten

Die Unternehmensgründung ist die erste Phase der unternehmerischen Tätigkeit. Dabei entstehende typische Fragen werden nachfolgend beantwortet.

Wie läuft die Unternehmensgründung bei der Notarin oder beim Notar ab?

Notwendigkeit und Umfang der notariellen Leistungen sind von der gewählten Rechtsform abhängig.

Bei Einzelunternehmen, OHG und KG ist lediglich die Beglaubigung der notwendigen Unterschrift(en) auf der, typischerweise zuvor, von der Notarin entworfenen und zur Prüfung zugesandten Handelsregisteranmeldung notwendig. Nach Begleichung der Notargebühren sendet die Notarin die Handelsregisteranmeldung in elektronisch signierter Form an das Registergericht und informiert die Firma, sobald die Eintragung in das Handelsregister erfolgt ist.

Bei der Gründung einer UG (haftungsbeschränkt), GmbH oder AG sind die Gründungsurkunde und der Gesellschaftsvertrag beurkundungspflichtig. Außerdem werden die notwendigen Unterschriften unter der Handelsregisteranmeldung beglaubigt und die weiteren notwendigen Dokumente unterzeichnet. Die Notarin erstellt die Entwürfe und sendet diese den Beteiligten zu. Dann erfolgen die Beurkundung und danach die Eröffnung des Geschäftskontos sowie die Einzahlung des Stammkapitals. Auf Nachweis der Einzahlung und nach Begleichung der Notargebühren sendet die Notarin die Handelsregisteranmeldung in elektronisch signierter Form an das Registergericht und informiert die Gesellschaft, sobald die Eintragung in das Handelsregister erfolgt ist.

Was ist sonst noch wichtig?

Prüfen Sie alle Rechnungen genau. Nach der Handelsregisteranmeldung erhält das Unternehmen häufig betrügerische Rechnungen, durch die der Anschein erweckt werden soll, es handele sich hierbei um die Kosten der Handelsregistereintragung. Diese Kosten werden in Sachsen ausschließlich von der Landesjustizkasse in Chemnitz in Rechnung gestellt.
Prüfen und veranlassen Sie notwendige Genehmigungen und Eintragungen für das neue Unternehmen (z. B. Gewerbegenehmigung, Eintragung in die Handwerksrolle, Eintragung in das Transparenzregister usw.).

Wie erfolgt die Einzahlung des Kapitals bei der UG (haftungsbeschränkt), GmbH und AG?

Direkt nach der Beurkundung erhalten Sie eine Kopie aller Gründungsdokumente. Unter Vorlage dieser Dokumente eröffnen Sie bei einer Bank ein Geschäftskonto für die Gesellschaft in Gründung. Auf dieses Konto zahlt jeder Gesellschafter/Aktionär die von ihm einzuzahlenden Beträge ein. Danach übersenden Sie der Notarin einen Einzahlungsnachweis. Dies ist Voraussetzung für die Handelsregisteranmeldung, da die darin abgegebene Versicherung, dass das Kapital eingezahlt ist, bei Zugang der Erklärung beim Registergericht richtig sein muss.

Nach Einzahlung muss das eingezahlte Kapital mit Ausnahme der in der Satzung genannten Gründungskosten (Gerichts- und Notargebühren sowie Beraterkosten bis zur festgelegten Höhe) unangetastet auf dem Konto verbleiben. Nach Eintragung der Gesellschaft in das Handelsregister darf die Gesellschaft das Kapital für ihre Verbindlichkeiten verwenden. Es darf jedoch keine Rückzahlung an die Gesellschafter erfolgen. Die Einlage darf auch nicht als Kaufpreis oder Ähnliches an einen Gesellschafter oder einen nahestehenden Dritten in unmittelbarem zeitlichem und sachlichem Zusammenhang mit der Gründung zurückgezahlt werden.

Kann eine GmbH schon vor der Eintragung Geschäfte machen?

Möglich, aber nicht zu empfehlen. Die GmbH entsteht erst mit Eintragung in das Handelsregister. Mit der Beurkundung der Gründung entsteht die sogenannte GmbH in Gründung („i. G.“), die bereits Rechte und Pflichten erwerben kann. Für Geschäfte der GmbH i. G. haftet der Handelnde bis zur Eintragung persönlich. Außerdem, und dies ist weit gefährlicher, haften die Gesellschafter auch nach der Eintragung noch für die Lücken im Stammkapital, die bei der Eintragung aufgrund solcher vorzeitigen Geschäfte zu verzeichnen sind. Außerdem besteht die Gefahr, dass der Geschäftsführer in der Handelsregisteranmeldung eine falsche Versicherung abgibt, wenn das eingezahlte Kapital durch derartige Geschäfte der GmbH i. G. vorbelastet ist.

Was ist bei der Wahl der Firma zu beachten?

Firma“ ist die Bezeichnung des Unternehmens im Geschäftsverkehr. Sie muss den Grundsätzen der Firmenklarheit und Firmenwahrheit entsprechen, zum Beispiel ist „Holding“ unzulässig, wenn die Gesellschaft keine Tochtergesellschaften hat. Die Firma muss von anderen Firmen im lokalen Umfeld unterscheidbar sein. Deshalb empfiehlt es sich, die Firma vor der Gründung mit der örtlich zuständigen Industrie- und Handelskammer abzustimmen und wettbewerbsrechtliche Fragen sowie einen etwaigen Markenschutz zu prüfen. Die Rechtsform des Unternehmens muss aus einem entsprechenden Zusatz erkennbar sein, zum Beispiel beim eingetragenen Kaufmann/der eingetragenen Kauffrau: „e. K.“, „e. Kfm.“, „e. Kffr.“).

Umstrukturierung – Fragen und Antworten

Wirtschaftliche und personelle Veränderungen erfordern oft eine Änderung der Unternehmensstruktur. Dies reicht von einer einfachen Anschriftenänderung bis zu komplexen Unternehmensnachfolgen oder Umwandlungsvorgängen. Diese Veränderungen sind zur Eintragung in das Handelsregister anzumelden, oder die ansonsten beim Handelsregister hinterlegten Dokumente (wie etwa Gesellschafterlisten, Listen von Aufsichtsratsmitgliedern) sind zu aktualisieren.

Für welche Umstrukturierungen wird eine Notarin oder ein Notar benötigt?

Alle Unternehmen müssen jede Änderung ihrer im Handelsregister eingetragenen Daten in notariell beglaubigter Form zur Eintragung in das Handelsregister anmelden. Außerdem sind bestimmte andere wichtige Veränderungen anzumelden (z. B. Errichtung einer Zweigniederlassung, Erteilung einer Prokura, Verpachtung des einzelkaufmännischen Unternehmens, Erlöschen der Firma, Abschluss von Beherrschungs- und/oder Gewinnabführungsverträgen, Umwandlungsvorgänge usw.). In diesen Fällen beglaubigt die Notarin die notwendigen Unterschriften unter der Handelsregisteranmeldung und sendet diese in elektronisch signierter Form an das Registergericht. Meist wird auch der Entwurf der Handelsregisteranmeldung von der Notarin erstellt.

Außerdem sind Änderungen an bestimmten im Handelsregister hinterlegten Dokumenten (Gesellschafterlisten, Liste der Aufsichtsratsmitglieder bei der AG) in elektronischer Form beim Handelsregister einzureichen, was meist über eine Notarin oder einen Notar erfolgt.
Auch die Abtretung von Geschäftsanteilen an einer GmbH ist beurkundungspflichtig, und die Notarin ist verpflichtet, danach eine von ihr bescheinigte Liste in elektronischer Form beim Registergericht einzureichen.

Welche Unterlagen sind dem Registergericht vorzulegen, und wer muss unterzeichnen?

Das ist von der Rechtsform und der konkreten Veränderung abhängig.

Bei Einzelunternehmen, OHG und KG sind typischerweise keinerlei Unterlagen vorzulegen. Dafür ist es bei diesen Unternehmensformen notwendig, dass immer sämtliche Gesellschafter (bei der KG auch die Kommanditisten) die Handelsregisteranmeldung in notariell beglaubigter Form unterzeichnen. Ausnahmen bestehen für die Anmeldung folgender Tatsachen bei der OHG und KG: Erteilung/Widerruf einer Prokura und Anmeldung/Erlöschen einer Zweigniederlassung sowie Änderung der Geschäftsanschrift. In diesen Fällen genügt es, wenn die Gesellschafter in vertretungsberechtigter Zahl die Handelsregisteranmeldung unterzeichnen.

Bei der UG (haftungsbeschränkt) und der GmbH genügt meist die Unterzeichnung der Handelsregisteranmeldung durch die Geschäftsführer in vertretungsberechtigter Zahl. Dafür sind in bestimmten Fällen weitere Unterlagen beim Registergericht vorzulegen. Beispielsweise ist beim Geschäftsführerwechsel der privatschriftliche Gesellschaftsbeschluss bzw. das Niederlegungsschreiben mit Zugangsnachweis notwendig. Bei der Liquidation wird der privatschriftliche Liquidationsbeschluss benötigt. Außerdem sind bei diesen Gesellschaften zahlreiche Veränderungen beurkundungspflichtig, zum Beispiel Satzungsänderungen, Kapitalerhöhungen oder -herabsetzungen und die Abtretung von Geschäftsanteilen, was dazu führt, dass alle Gesellschafter an der Beurkundung mitwirken müssen.

Bei allen Unternehmensformen sind Umwandlungsvorgänge nach dem Umwandlungsgesetz (Verschmelzung, Spaltung, Formwechsel usw.) beurkundungspflichtig, und die Urkunden müssen zusammen mit der oder den Handelsregisteranmeldungen elektronisch signiert beim Registergericht eingereicht werden.

Was ist bei einem Umzug des Unternehmens zu beachten?

In jedem Fall muss die neue Geschäftsanschrift zur Eintragung in das Handelsregister angemeldet werden. Die neue Anschrift muss zustellfähig (§§ 178 ff. ZPO) sein, also keine Postfach- oder c/o-Adresse.
Bei einem Umzug in eine andere politische Gemeinde muss bei Einzelunternehmen, OHG und KG außerdem immer eine Sitzverlegung angemeldet werden, da Anschrift und Sitz bei diesen Unternehmensformen identisch sein müssen.
Anders ist es, wenn eine UG (haftungsbeschränkt) oder eine GmbH in eine andere politische Gemeinde umzieht. Hier ist es zulässig, nur eine Anschriftenänderung anzumelden und den Sitz des Unternehmens unverändert zu lassen. In diesen Fällen ist ein „fiktiver Satzungssitz“ möglich (§ 4a GmbHG). Es muss keine irgendwie geartete Beziehung der GmbH zu dem Ort bestehen, in dem sie ihren Sitz hat, das heißt, sie muss dort kein Büro und keinen Briefkasten haben. Nach dem Sitz der GmbH richten sich das zuständige Registergericht und der allgemeine Gerichtsstand (§ 17 ZPO). Das zuständige Finanzamt richtet sich nach der Geschäftsanschrift der GmbH (§ 20 AO). Die Entscheidung, ob nur die neue Geschäftsanschrift angemeldet oder eine Sitzverlegung beschlossen wird (Satzungsänderung), ist unter anderem für die entstehenden Notargebühren relevant. Die Gebühren für die Änderung der Geschäftsanschrift betragen ca. 100 €. Die Gebühren für eine Sitzverlegung mit Änderung der Geschäftsanschrift betragen ca. 500 €.

Amtsniederlegung eines UG- (haftungsbeschränkt) oder GmbH-Geschäftsführers

Die Niederlegung ist grundsätzlich jederzeit möglich, d. h. auch ohne Vorliegen eines wichtigen Grundes. Eine Beschränkung ist nur ausnahmsweise bei Niederlegung zur Unzeit gegeben. Deshalb scheidet eine Niederlegung durch den alleinigen Geschäftsführer bei bevorstehender Insolvenz der Gesellschaft aus.
Außerdem sollte vor Niederlegung der etwaige Arbeits- bzw. Dienstvertrag zwischen dem Geschäftsführer und der Gesellschaft geprüft werden. Dieser muss separat gekündigt werden. Hieraus können sich Schadensersatzpflichten bei Amtsniederlegung ohne wichtigen Grund ergeben.

Niederlegungserklärung

Die Niederlegungserklärung muss dem Bestellungsorgan zugehen. In der Regel ist dies die Gesellschafterversammlung. Um Nachweisschwierigkeiten zu vermeiden, empfiehlt es sich, die Niederlegung in jedem Fall schriftlich abzufassen und mindestens einem Gesellschafter zuzuleiten. Eine Zustimmung der Gesellschaft zur Niederlegung ist nicht erforderlich.

Eventuelle Erweiterungen oder Beschränkungen hinsichtlich des Ob und des Wie in der Satzung sind zu beachten. Die notwendige Handelsregistereintragung kann der niederlegende Geschäftsführer nur dann selbst unterzeichnen, wenn er sein Amt nicht mit sofortiger Wirkung, sondern mit Wirkung ab dem Zeitpunkt der eigenen Löschung im Handelsregister niedergelegt hat. Dies ist zu empfehlen. So kann vermieden werden, dass das Amt zwar wirksam niedergelegt wurde, aber dies nicht im Handelsregister eingetragen wird, etwa weil ein verbleibender Geschäftsführer nicht zum Gang zum Notariat bewegt werden kann oder die Gesellschaft keinen weiteren Geschäftsführer hat.
Außerdem sollte der einzige Geschäftsführer das Amt nur bei Vorliegen eines wichtigen Grundes mit sofortiger Wirkung niederlegen. Ansonsten sollte der Gesellschafterversammlung die Möglichkeit gegeben werden, einen neuen Geschäftsführer zu bestellen.

Handelsregistereintragung

Die Anmeldung der Amtsniederlegung zum Handelsregister erfolgt über eine Notarin oder einen Notar. Hierzu müssen folgende Unterlagen vorgelegt werden:

  • Das Original des Niederlegungsschreibens
  • Der Nachweis des Zugangs im Original mit dem Rückschein des Einschreibens oder besser ein Bestätigungsschreiben zumindest eines Gesellschafters über den Erhalt der Niederlegungserklärung unter Angabe des Zugangsdatums oder des Protokolls der Gesellschafterversammlung, aus dem die Erklärung der Niederlegung hervorgeht

Muster für das Niederlegungsschreiben

Nachfolgend ist ein Muster eines Niederlegungsschreibens an einen Gesellschafter mit Empfangsbestätigung zu finden. Die Mitteilung an einen Gesellschafter genügt, bei Mitteilung an mehrere Gesellschafter ist an jeden ein gesondertes Schreiben zu senden.

Alternativ ist ein Niederlegungsschreiben an einen weiteren Geschäftsführer denkbar. Dieser muss dieses Schreiben sodann in einer einzuberufenden Gesellschafterversammlung verlesen und hierüber ein Protokoll erstellen.

Das Schreiben sollte in zwei Originalen per Übergabe-Einschreiben mit Rückschein versendet werden.

Beendigung

Im Handelsregister eingetragene Gesellschaften werden abgewickelt, indem sie aufgelöst, liquidiert und schließlich aus dem Handelsregister gelöscht werden.
Auch eingetragene Kaufleute müssen die Geschäftsaufgabe und das Erlöschen der Firma zur Eintragung in das Handelsregister anmelden. Eingetragene Kaufleute können sich außerdem aus dem Handelsregister löschen lassen, wenn es sich um ein kleines Gewerbe handelt, das keinen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb (mehr) erfordert.
Alternativ kann das Unternehmen auch durch eine Umwandlung (z. B. Verschmelzung auf eine andere Gesellschaft) beendet werden.

Was gibt es für Auflösungsgründe?

Das Gesetz sieht für Personenhandelsgesellschaften (OHG, KG) und Kapitalgesellschaften (UG, GmbH, AG, KGaA) folgende Auflösungsgründe vor:

  • Ablauf der im Gesellschaftsvertrag bestimmten Zeit (selten, da die Gesellschaften überwiegend auf unbestimmte Zeit geschlossen werden)
  • Beschluss der Gesellschafter
  • Eröffnung des Insolvenzverfahrens über das Vermögen der Gesellschaft
  • Amtslöschung wegen Vermögenslosigkeit

Was passiert nach dem Auflösungsbeschluss?

Die Auflösung ist in notariell beglaubigter Form zur Eintragung ins Handelsregister anzumelden. Ab dem Auflösungszeitpunkt firmiert die Gesellschaft mit dem Firmenzusatz „i. L.“ („in Liquidation“) oder „i. Abw.“ („in Abwicklung“), der ihre Geschäftspartner auf die Abwicklungsphase hinweist.
Damit ist die Gesellschaft nicht erloschen. Sie existiert als rechts- und parteifähige Gesellschaft weiter, verfolgt aber nun einen anderen Zweck, nämlich die Abwicklung ihres Gesellschaftsvermögens. Erst wenn dieser Zweck erreicht wurde, ist das Erlöschen der Gesellschaft zur Eintragung in das Handelsregister anzumelden.

Was passiert, wenn eine gelöschte Gesellschaft noch Vermögen hat?

Personengesellschaften (OHG und KG) bestehen trotz Löschung im Handelsregister als Gesellschaft bürgerlichen Rechts weiter, solange noch Gesellschaftsvermögen vorhanden ist. Die Vertretungsbefugnis der Liquidatoren besteht weiter, wenn noch Abwicklungsmaßnahmen notwendig sind. Eine Ausnahme sind Publikumskommanditgesellschaften. Hier kann das Registergericht einen Nachtragsliquidator bestellen.
Bei Kapitalgesellschaften (GmbH und AG) wird vom Registergericht auf Antrag ein Nachtragsliquidator bestellt. Das Amt der früheren Liquidatoren lebt nicht wieder auf, auch wenn sich deren Bestellung zum Nachtragsliquidator häufig anbieten wird.

Beendigung der GmbH oder UG (haftungsbeschränkt)

Die Beendigung der GmbH/UG vollzieht sich grundsätzlich in drei Stufen:

  1. Auflösung
    Durch Auflösungsbeschluss der Gesellschafter oder bei Vorliegen eines gesetzlichen Auflösungsgrundes erfolgt die Auflösung. Damit ist die GmbH/UG nicht beseitigt.
  2. Liquidation
    Die schwebenden Geschäfte müssen abgewickelt werden. Die Gesellschaft muss ihre Verbindlichkeiten begleichen und etwa vorhandene Außenstände einziehen. In diesem zweiten Stadium existiert die GmbH/UG noch. Der Gesellschaftszweck ist nunmehr auf die Abwicklung und Verwertung des Gesellschaftsvermögens unter den Gesellschaftern gerichtet.
  3. Löschung
    Nach Abschluss der Liquidation und Ablauf eines Jahres seit der Veröffentlichung des Gläubigeraufrufes (sogenanntes Sperrjahr) erlischt die GmbH/UG und ist damit rechtlich nicht mehr existent. Die Liquidation ist entbehrlich, wenn keinerlei Gesellschaftsvermögen mehr vorhanden ist und weitere Voraussetzungen vorliegen (Erlöschen ohne Liquidation).

Die drei Stufen der Beendigung einer GmbH/UG im Detail:

Auflösung

Ein typischer Auflösungsgrund ist ein entsprechender Beschluss der Gesellschafter. Sofern die Satzung nichts anderes regelt, bedarf dieser Beschluss einer Mehrheit von 3/4 der anwesenden Stimmen. Der Auflösungsbeschluss ist formlos möglich und bedarf keiner Begründung. Für die notwendige Eröffnungsbilanz kann es zweckmäßig sein, das Ende eines Geschäftsjahres als Auflösungszeitpunkt zu bestimmen. Ist kein Termin genannt, ist der Tag der Beschlussfassung maßgebend.

Die Vertretungsbefugnis der Geschäftsführer endet mit der Auflösung. Soweit die Satzung nichts anderes regelt, erlöschen etwa erteilte Prokuren. Vertretungsbefugt sind jetzt die Liquidatoren, die gleichzeitig bestellt werden sollten. Der Beschluss sollte außerdem die konkrete Vertretungsbefugnis der Liquidatoren regeln sowie ihre eventuelle Befreiung von den Beschränkungen des § 181 BGB (In-sich-Geschäft) und die spätere Aufbewahrung der Bücher und Schriften der Gesellschaft. Die Liquidatoren in vertretungsberechtigter Zahl melden sodann unter Vorlage des Auflösungsbeschlusses die Auflösung zum Handelsregister an. Dies bedarf notarieller Beglaubigung und wird von der Notarin in elektronisch signierter Form beim Handelsregister eingereicht.
Weitere Auflösungsgründe sind z. B. die Eröffnung eines Insolvenzverfahrens oder seine Ablehnung mangels Masse, die Löschung wegen Vermögenslosigkeit (Amtslöschungsverfahren nach § 394 FamFG) sowie die Auflösung durch gerichtliches Urteil oder verwaltungsbehördliche Entscheidung.

Liquidation und Erlöschen

Eine Liquidation ist in allen Fällen, in denen eine GmbH/UG aufgelöst wird, erforderlich. Sie entfällt lediglich bei vermögenslosen GmbHs/UGs (Erlöschen ohne Liquidation). Im Fall der Insolvenz tritt das Insolvenzverfahren an die Stelle der Liquidation.

Die Liquidation, die frühestens nach Ablauf eines Jahres zum Erlöschen der GmbH/UG führt, läuft wie folgt ab:

  1. Änderung der Briefköpfe: „GmbH/UG i. L.“ und Angabe der Liquidatoren
    §§ 71 Abs. 5, 68 Abs. 1, 2 GmbHG
  2. Bekanntmachung/Gläubigeraufruf durch die Liquidatoren in den Gesellschaftsblättern lt. Satzung – i. d. R. im elektronischen Bundesanzeiger
    § 65 Abs. 2 GmbHG
  3. Aufstellung der Eröffnungsbilanz sowie der Jahresabschlüsse
    Bei großen und mittelgroßen GmbHs außerdem Prüfung durch Abschlussprüfer
    § 71 Abs. 1, 2 GmbHG, §§ 316 ff. HGB
  4. Beschluss über die Feststellung der Eröffnungsbilanz durch die Gesellschafter
    § 71 Abs. 2 GmbHG
  5. Beendigung laufender Geschäfte, Erfüllung von Verbindlichkeiten; neue Geschäfte nur zulässig, soweit zur Abwicklung erforderlich
    § 70 GmbHG
  6. Nach Ablauf des Sperrjahres (ab Veröffentlichung) und Erfüllung/Sicherstellung aller Verbindlichkeiten: Verteilung des Liquidationserlöses an die Gesellschafter unter Zurückbehaltung der Löschungskosten
    §§ 72, 73, 74 Abs. 1 S. 1 GmbHG
  7. Schlussrechnung nach Beendigung der Abwicklung
    § 74 Abs. 1 S. 1 GmbHG
  8. Notariell beglaubigte Anmeldung des Abschlusses der Liquidation zur Eintragung in das Handelsregister durch die Liquidatoren
    § 74 Abs. 1 S. 1 GmbHG
  9. Löschung der GmbH/UG aus dem Handelsregister
  10. Aufbewahrung der Bücher und Schriften der Gesellschaft für die Dauer von zehn Jahren durch die Liquidatoren oder Dritte
    § 74 Abs. 2 GmbHG, § 257 Abs. 4, 5 HGB, § 147 AO

Erlöschen ohne Liquidation

Wenn mangels Vermögens ausnahmsweise keine Liquidation erforderlich und möglich ist, fallen Auflösung und Erlöschen der Firma zusammen. Die Bestellung und die Anmeldung der Liquidatoren werden dadurch nicht entbehrlich. Erforderlich ist ein entsprechender Gesellschafterbeschluss (Liquidation und Erlöschen). Folgende Tatsachen sind von den Liquidatoren in der Handelsregisteranmeldung zu versichern und dem Registergericht auf Anfrage nachzuweisen:

  • Vermögen oder Verbindlichkeiten der Gesellschaft sind nicht vorhanden. Es stehen keine Zahlungen auf Geschäftsanteile aus. Es sind keine Ausschüttungen bzw. Auszahlungen des Gesellschaftsvermögens an Gesellschafter über einen ordentlichen Gewinnverteilungsplan hinaus erfolgt.
  • Es sind keine gerichtlichen Rechtsstreite anhängig, an denen die Gesellschaft beteiligt wäre.
  • Die Gesellschaft ist nicht persönlich haftender Gesellschafter einer OHG oder KG.
  • Es existieren keine Grundbucheintragungen der Gesellschaft.
  • Es bestehen keine Rückforderungen der Gesellschaft gegenüber dem Finanzamt.
  • Ein Fall der Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung der Gesellschaft liegt nicht vor.

In diesem Fall darf das Gesellschaftsvermögen also nicht an die Gesellschafter verteilt werden. Dies ist aus Gründen des Gläubigerschutzes nur bei Durchführung des gesetzlichen Liquidationsverfahrens und nach Ablauf des Sperrjahres möglich. Wird abweichend hiervon Vermögen an die Gesellschafter verteilt, sind die Liquidatoren zum Ersatz dieser Beträge verpflichtet. Sie müssen also ersetzen, was zu Unrecht verteilt wurde.

Zu einem Erlöschen ohne Liquidation kommt es außerdem bei Verschmelzungen, Spaltungen und Vermögensübertragungen nach dem UmwG.

Sonderfälle Fortsetzung und Nachtragsliquidation

Solange noch nicht mit der Verteilung des Gesellschaftsvermögens begonnen wurde, können die Gesellschafter unter bestimmten Voraussetzungen die Fortsetzung der Gesellschaft beschließen.
Wenn sich nach Löschung der Gesellschaft herausstellt, dass noch Vermögen der Gesellschaft vorhanden ist, wird vom Registergericht auf Antrag ein Nachtragsliquidator bestellt. Es ist allerdings Sache des Antragstellers, eine geeignete Person vorzuschlagen, die zudem noch bereit ist, tätig zu werden. Das Amt der früheren Liquidatoren lebt nicht wieder auf, auch wenn sich deren Neubestellung oft anbieten wird.

Formulare für Unternehmen

Mit unseren Formularen kann Ihr Besprechungs- und Beurkundungstermin bestmöglich vorbereitet werden.
Die Formulare

  • unterstützen Sie, Informationen zusammenzustellen,
  • geben erste Informationen über Gestaltungsmöglichkeiten und
  • informieren Sie über benötigte Unterlagen.

Sollten sich für Sie aus den Formularen mehr Fragen als Antworten ergeben, dann seien Sie unbesorgt, denn alle Themen werden detailliert in Ihrem Besprechungs- und Beurkundungstermin erläutert.

Bitte verfahren Sie wie folgt:

  1. Zutreffendes Formular herunterladen.
  2. Formular am Bildschirm ausfüllen, soweit die erforderlichen Informationen vorliegen.
  3. Formular ausdrucken.
  4. Formular unterschreiben.
  5. Formular und die darin aufgeführten Unterlagen an das Notariat senden oder zum Besprechungstermin mitbringen.
  6. Für Fragen steht Ihnen das Notariat gern zur Verfügung.

Kosten im Unternehmensrecht

Die folgenden Beispiele für notarielle Leistungen und ihre Kosten basieren auf typischen Verfahren des Rechtsgebiets. Die genannten Kosten sind keine Kostenzusage für individuelle Beurkundungsverfahren. Die tatsächlichen Kosten sind immer vom individuellen Inhalt der Urkunde und den beauftragten Vollzugsmaßnahmen abhängig. Sie können auch niedriger als die hier genannten Angaben sein.

Die angegebenen Beträge enthalten alle Kosten, die vom Notariat in Rechnung gestellt werden. Die Erstellung eigener Entwürfe führt nicht zu Kosteneinsparungen oder zur Beschleunigung des Verfahrens. Die Kostenbeispiele gehen meist von den höchsten typischen Kosten aus. Wenn bestimmte Tätigkeiten nicht notwendig sind, fallen die Kosten geringer aus.

Gern erstellen wir für Ihren individuellen Fall eine Probeabrechnung.

Kostenbeispiel für die Gründung einer GmbH/UG (haftungsbeschränkt) ohne Musterprotokoll

Beurkundung der Gründung einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) ohne Musterprotokoll. Unterschieden wird zwischen der Gründung durch einen Gesellschafter und mehrere Gesellschafter. Der Geschäftswert entspricht dem Stammkapital, beträgt jedoch immer mindestens 30.000 €.

In den angegebenen Kosten ist Folgendes enthalten:

  • Beratung
  • Erstellen und Zusenden der Entwürfe
    (Gründungserklärung, Gesellschaftsvertrag, Handelsregisteranmeldung)
  • Erstellung der Gesellschafterliste
  • Beurkundung
  • Aufnahme der Urkunde in die elektronische Urkundensammlung
  • Überwachung der Einzahlung des Stammkapitals
  • Elektronischer Antrag an das Handelsregister
  • Überprüfen und Versenden der Eintragungsmitteilung des Handelsregisters
  • Dokumentenpauschale
  • Porto und Telekommunikation
  • Mehrwertsteuer

Kostentabelle: Gründung einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt): ein Gesellschafter/ohne Musterprotokoll

Geschäftswertca. Kosten nach GNotKG
30.000 €780 €
50.000 €870 €

Kostentabelle: Gründung einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt): mehrere Gesellschafter/ohne Musterprotokoll

Geschäftswertca. Kosten nach GNotKG
30.000 €830 €
50.000 €910 €

Zusätzliche Gebühren, die separat von der zuständigen Stelle direkt in Rechnung gestellt werden:

  • Eintragungsgebühren Handelsregister

Kostenbeispiel für die Gründung einer UG (haftungsbeschränkt) mit Musterprotokoll

Beurkundung der Gründung einer UG (haftungsbeschränkt) mit dem im GmbH-Gesetz vorgegebenen Musterprotokoll. Unterschieden wird zwischen der Gründung durch einen Gesellschafter und mehrere Gesellschafter. Der Geschäftswert entspricht dem Stammkapital.

In den angegebenen Kosten ist Folgendes enthalten:

  • Beratung
  • Erstellen und Zusenden der Entwürfe (Musterprotokoll, Handelsregisteranmeldung)
  • Erstellen der Gesellschafterliste
  • Beurkundung
  • Aufnahme der Urkunden in die elektronische Urkundensammlung
  • Überwachung der Einzahlung des Stammkapitals
  • Elektronischer Antrag an das Handelsregister
  • Überprüfen und Versenden der Eintragungsmitteilung des Handelsregisters
  • Dokumentenpauschale
  • Porto und Telekommunikation
  • Mehrwertsteuer

Kostentabelle: Gründung einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt): ein Gesellschafter/mit Musterprotokoll

Geschäftswertca. Kosten nach GNotKG
1 … 2.000 €200 €
5.000 €220 €
10.000 €285 €
25.000 €410 €

Kostentabelle: Gründung einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt): mehrere Gesellschafter/mit Musterprotokoll

Geschäftswertca. Kosten nach GNotKG
1 … 2.000 €280 €
5.000 €300 €
10.000 €380 €
25.000 €560 €

Zusätzliche Gebühren, die separat von der zuständigen Stelle direkt in Rechnung gestellt werden:

  • Eintragungsgebühren Handelsregister

Kostenbeispiel für die Änderung der Satzung einer GmbH/UG (haftungsbeschränkt)

Beurkundung einer einfachen Satzungsänderung einer bestehenden und im Handelsregister eingetragenen GmbH oder UG (haftungsbeschränkt). Es werden keine Satzungsbestandteile geändert, die im Handelsregister einzutragen sind (d. h., die Firma, der Sitz, das Stammkapital und die allgemeine Vertretungsregelung bleiben unverändert). Der Geschäftswert entspricht einem Prozent des Stammkapitals, beträgt jedoch immer mindestens 30.000 €, wenn nicht lediglich Änderungen innerhalb des Musterprotokolls erfolgen.

In den angegebenen Kosten ist Folgendes enthalten:

  • Beratung
  • Einsicht in das Handelsregister
  • Erstellen und Zusenden der Entwürfe (Beschluss der Satzungsänderung, Text der neuen Satzung, Handelsregisteranmeldung)
  • Beurkundung
  • Aufnahme der Urkunden in die elektronische Urkundensammlung
  • Elektronischer Antrag zum Handelsregister
  • Überprüfen und Versenden der Eintragungsmitteilung des Handelsregisters
  • Dokumentenpauschale
  • Porto und Telekommunikation
  • Mehrwertsteuer

Kostentabelle: Satzungsänderung GmbH

Geschäftswertca. Kosten nach GNotKG
30.000 €490 €

Zusätzliche Gebühren, die separat von der zuständigen Stelle direkt in Rechnung gestellt werden:

  • Eintragungsgebühren Handelsregister

Kostenbeispiel für Abtretung/Verkauf/Übertragung eines Geschäftsanteils einer GmbH/UG (haftungsbeschränkt)

Beurkundung der Veräußerung eines Geschäftsanteils oder eines Teiles davon. Der Geschäftswert ergibt sich aus dem Kaufpreis oder dem Wert des Geschäftsanteils, der höhere Wert ist maßgebend. Der Wert des Geschäftsanteils wird unter Berücksichtigung der aktuellen Bilanz der Gesellschaft ermittelt und kann vom wirklichen Wert abweichen.

Ist in der Urkunde ein Beschluss, zum Beispiel ein Zustimmungsbeschluss der Gesellschaft oder eines Gesellschafters, ein Teilungs- oder Zusammenlegungsbeschluss, enthalten, erhöht dies den Geschäftswert je Beschluss um mindestens ein Prozent des Stammkapitals, mindestens um 30.000 €.

In den angegebenen Kosten ist Folgendes enthalten:

  • Beratung
  • Einsicht in das Handelsregister
  • Erstellen und Zusenden des Entwurfes
  • Erstellen der neuen Gesellschafterliste mit Bescheinigung
  • Beurkundung
  • Aufnahme der Urkunde in die elektronische Urkundensammlung
  • Überwachung der Kaufpreiszahlung
  • Elektronische Einreichung der Gesellschafterliste zum Handelsregister
  • Dokumentenpauschale
  • Porto und Telekommunikation
  • Mehrwertsteuer

Kostentabelle: Geschäftsanteilsveräußerung

Geschäftswertca. Kosten nach GNotKG
10.000 €330 €
20.000 €445 €
50.000 €660 €
100.000 €1.060 €
200.000 €1.650 €
300.000 €2.400 €
500.000 €3.500 €
800.000 €5.250 €
1.000.000 €6.400 €

Zusätzliche Gebühren, die separat von der zuständigen Stelle direkt in Rechnung gestellt werden:

  • Eintragungsgebühren Handelsregister

Kostenbeispiel für eine Handelsregisteranmeldung

Handelsregisteranmeldung: Entwurf und Beglaubigung der erforderlichen Unterschrift(en).

In den angegebenen Kosten ist Folgendes enthalten:

  • Beratung
  • Einsicht in das Handelsregister
  • Erstellen und Zusenden des Entwurfes der Handelsregisteranmeldung
  • Beglaubigung der Unterschrift(en)
  • Aufnahme der Urkunde in die elektronische Urkundensammlung
  • Elektronischer Antrag zum Handelsregister
  • Überprüfen und Versenden der Eintragungsmitteilung des Handelsregisters
  • Dokumentenpauschale
  • Porto und Telekommunikation
  • Mehrwertsteuer

Kostentabelle: Handelsregisteranmeldung bei einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt)

angemeldet bzw. erstellt wirdca. Kosten nach GNotKG
Änderung der Geschäftsanschrift70 €
1 Tatsache, z. B. Bestellung oder Abberufung eines Geschäftsführers oder Prokuristen150 €
2 Tatsachen, z. B. Bestellung oder Abberufung von zwei Geschäftsführern oder Prokuristen200 €
3 Tatsachen, z. B. Bestellung oder Abberufung von zwei Geschäftsführern und einem Prokuristen250 €
4 Tatsachen, z. B. Bestellung oder Abberufung von zwei Geschäftsführern und zwei Prokuristen300 €
Entwurf eines Gesellschafterbeschlusses
(z. B. Bestellung oder Abberufung von Geschäftsführern)
250 €

Zusätzliche Gebühren, die separat von der zuständigen Stelle direkt in Rechnung gestellt werden:

  • Eintragungsgebühren Handelsregister

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