Gründung und Versammlungsprotokoll

Gründung eines Vereins

Gegründet wird ein Verein durch Einigung der Gründer über die Satzung in einer Gründungsversammlung. In der Satzung sind die Ziele des Vereins und die Rechte und Pflichten der Mitglieder festgelegt.

Es empfiehlt sich den Entwurf der Satzung rechtzeitig vor der Gründungsversammlung dem Finanzamt (zur Prüfung der gemeinnützigkeitsrechtlichen Voraussetzungen) und dem Vereinsregister (zur Prüfung von Eintragungshindernissen) vorzulegen.

Mindestens sieben geschäftsfähige Mitglieder müssen die Satzung in der Gründungsversammlung unterschreiben. Der Verein braucht einen Vorstand, der den Verein bei seiner Tätigkeit vertritt. Die Gründungsmitglieder des Vereins wählen entsprechend der beschlossenen Satzung die Mitglieder des Vorstandes. Mit der Annahme der Wahl gilt der Vorstand als bestellt. Der gewählte Vorstand meldet den Verein dann beim Vereinsregister an. Die Anmeldung zur Eintragung sollte möglichst bald erfolgen, denn vor der Eintragung beim Vereinsregister haften alle Personen, die für den Verein handeln, persönlich.

Gründungs- und Versammlungsprotokoll

Gründungs- oder später Versammlungsprotokolle müssen folgendes enthalten:

  • Name des Vereins
  • Ort und Tag der Versammlung
  • voller Name des Versammlungsleiters und des Protokollführers
  • Feststellung der satzungsgemäßen Einberufung und der Beschlussfähigkeit der Versammlung
  • Tagesordnung mit der Angabe, dass die Tagesordnung bei der Einladung zur Versammlung angekündigt war
  • Anzahl der anwesenden stimmberechtigten Mitglieder oder Anwesenheitsliste der stimmberechtigten Mitglieder
  • Anzahl der Mitglieder des Vereins
  • zahlenmäßige Abstimmungsergebnisse (Ja / Nein / Enthaltungen),
    Formulierungen wie „mit großer Mehrheit“, „fast einstimmig“ oder ähnliches sind unzulässig
  • bei Vorstandswahlen zu jedem gewählten oder wiedergewählten Vorstand: 
    Name, Vorname, Geburtsdatum und Anschrift 
    Amt im Verein 
    Erklärung der einzelnen Vorstandsmitglieder zur Annahme der Wahl
  • bei Satzungsänderungen muss der vollständige genaue Wortlaut der geänderten Satzungsbestimmungen in das Protokoll aufgenommen werden
  • bei Satzungsneufassung ist die neue Satzung Anlage zum Versammlungsprotokoll und im Versammlungsprotokoll darauf zu verweisen
  • Unterschrift, der laut Satzung vorgesehenen Personen

Hinweise zu Wahlverfahren, Satzung und Beschlüssen

Bei Satzungsänderungen empfiehlt es sich, immer eine Satzungsneufassung zu beschließen und den vollständigen neuen Satzungswortlaut dem Protokoll als Anlage beizufügen. Der Beschluss sollte lauten: „Die Satzung wird gemäß Anlage zu diesem Protokoll neu gefasst“. So können Beanstandungen des Registergerichtes vermieden werden, die darauf beruhen, dass dem Gericht ein anderer Satzungswortlaut vorliegt als der, welchen der Verein für den letztgültigen hält.

Änderungen der Satzung müssen für die Wirksamkeit im Vereinsregister eingetragen werden.

Das Wahlverfahren, zum Beispiel Blockwahl oder konstituierende Sitzung, muss der Satzung entsprechen.
Blockwahlen sind nur zulässig, wenn die Satzung dies vorsieht. Ansonsten sind die Vorstandsmitglieder einzeln zu wählen.
Die Vorstandsmitglieder müssen in bestimmte Ämter gewählt werden. Die Zuordnung der Ämter über eine konstituierende Sitzung des Vorstandes ist nur zulässig, wenn die Satzung dies vorsieht.

Enthält die Satzung eine Bestimmung über die Amtszeit der Vorstandsmitglieder, prüft das Vereinsregister nach deren Ablauf die Ordnungsmäßigkeit der Eintragung im Vereinsregister zu den Vorstandsmitgliedern. Daher ist jedes Wahlprotokoll zum Vereinsregister einzureichen, auch wenn keine Änderungen beschlossen wurden.

Beschlüsse können, soweit die Satzung nichts anderes vorsieht, in der Mitgliederversammlung nur wirksam gefasst werden, wenn der Gegenstand der Beschlussfassung bereits in der Einladung zur Mitgliederversammlung ausreichend bezeichnet wurde (z.B. „Änderung des §§ ... der Satzung“ oder „Änderung und Neufassung der Satzung“). Die Bezeichnung „Satzungsänderung“ ohne nähere Angaben genügt nicht.

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