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Beglaubigungen

Zu unterscheiden sind Abschrifts- und Unterschriftsbeglaubigungen.

Unterschriftsbeglaubigung – Fragen und Antworten

Eine Unterschriftsbeglaubigung ist die Beurkundung der Tatsache, dass die Unterschrift oder das Handzeichen von einer bestimmten Person stammt.

Was ist der Unterschied zwischen einer Unterschriftsbeglaubigung und einer Beurkundung?

Bei einer Unterschriftsbeglaubigung wird nur die Tatsache bestätigt, dass das Dokument von einer bestimmten Person unterzeichnet wurde. Der Inhalt der Erklärung wird von der Notarin grundsätzlich nicht geprüft. Die Notarin muss lediglich sicherstellen, dass keine Gründe bestehen, die Amtstätigkeit zu versagen. Dies ist der Fall, wenn die Erklärung offensichtlich unwirksam ist, weil sie zum Beispiel gegen ein gesetzliches Verbot verstößt, sittenwidrig oder beurkundungspflichtig ist.

Bei der Beglaubigung von Unterschriften unter Grundbucherklärungen, Handelsregister- und Vereinsregisteranmeldungen ist die Notarin außerdem verpflichtet, zu prüfen und zu bestätigen, dass die abgegebenen Erklärungen eintragungsfähig sind. Außerhalb der Urkunde liegende Umstände, z. B. die Berechtigung/Rechtsmacht des Unterzeichners und weitere notwendige Erklärungen/Dokumente, sind nicht Gegenstand dieser Bestätigung der Eintragungsfähigkeit.

Bei einer Beurkundung muss der Text der Urkunde in Gegenwart der Notarin verlesen, von den Beteiligten genehmigt und vor der Notarin unterschrieben werden. Im Unterschied zu einer Unterschriftsbeglaubigung ist die Notarin bei der Beurkundung für den Inhalt der Urkunde verantwortlich. Sie muss den Beteiligten den Inhalt erläutern und hat insgesamt weitergehende Verpflichtungen als bei einer Unterschriftsbeglaubigung. Dies gilt unabhängig davon, ob die Notarin den Entwurf erstellt hat oder nicht.

Was ist der Unterschied zwischen einer Unterschriftsbeglaubigung mit und ohne Entwurf?

Bei der Unterschriftsbeglaubigung ohne Entwurf wird der Notarin ein Dokument vorgelegt und unterzeichnet oder die bereits vorhandene Unterschrift persönlich anerkannt. Die Notarin beurkundet lediglich die Tatsache, dass die Unterschrift oder das Handzeichen von einer bestimmten Person stammt. Es erfolgt keine weitere Beratung oder Überprüfung des Dokumentes. Das Dokument wird lediglich daraufhin geprüft, ob Gründe bestehen, die Amtstätigkeit zu versagen (§ 40 Abs. 2 BeurkG). Eine solche Unterschriftsbeglaubigung ohne Entwurf ist besonders kostengünstig.

Bei der Unterschriftsbeglaubigung mit Entwurf wird neben der Unterschriftsbeglaubigung das unterzeichnete Dokument von der Notarin erstellt oder wesentlich geändert. In diesem Fall ist die Notarin für den Inhalt der Urkunde verantwortlich. Die Notarin treffen dieselben Pflichten wie bei einer Beurkundung der Erklärung. Daher fallen bei einer Unterschriftsbeglaubigung mit Entwurf auch höhere Notargebühren an als bei einer Beglaubigung ohne Entwurf.

Muss ich für eine Unterschriftsbeglaubigung persönlich erscheinen?

Ja. Die Unterschrift muss persönlich vor der Notarin vollzogen oder anerkannt werden. Nicht möglich ist also eine „Fernbeglaubigung“ (etwa durch telefonische Bestätigung der Unterschrift) oder Beglaubigung einer Unterschrift, die die Notarin aus anderen Urkunden kennt.

Muss für eine Unterschriftsbeglaubigung ein Termin vereinbart werden?

Ja, weil die Unterschrift vor der Notarin geleistet oder anerkannt werden muss und diese daher verfügbar sein muss. Außerdem ist es sinnvoll, vorab eine Kopie des zu unterzeichnenden Dokuments sowie des Ausweises zu übersenden. So kann der Termin bestmöglich vorbereitet und schneller durchgeführt werden. Sie ersparen sich unnötige Wege, etwa wenn festgestellt wird, dass Ihr Ausweisdokument nicht ausreichend oder das zu unterzeichnende Dokument nicht tauglich ist, zum Beispiel, weil es beurkundungspflichtig ist.

Was muss zum Termin für die Unterschriftsbeglaubigung mitgebracht werden?

Bitte halten Sie Folgendes bereit:

  • das Dokument, das unterzeichnet werden soll,
  • ein gültiges Ausweisdokument mit Lichtbild (Reisepass, Personalausweis, Aufenthaltstitel),
  • Bargeld oder EC-Karte zur sofortigen Begleichung der entstehenden Gebühren, deren Höhe vorab mitgeteilt wird.

Wird das unterzeichnete Dokument durch das Notariat versandt?

Dies erfolgt nach Absprache, wie es gewünscht wird. Bei einer Unterschriftsbeglaubigung ohne Entwurf fällt für das Versenden an Dritte, neben den Portokosten, eine Gebühr von 20 € an. Deshalb versenden die Unterzeichner das Dokument meist selbst. In diesem Fall bekommen Sie das Dokument direkt gegen Begleichung der Notargebühren ausgehändigt.
Bei einer Unterschriftsbeglaubigung mit Entwurf fallen für das Versenden, neben den Portokosten, keine zusätzlichen Gebühren an. Hier ist das Versenden durch die höhere Verfahrensgebühr abgegolten.

Abschriftsbeglaubigung – Fragen und Antworten

Bei der Abschriftsbeglaubigung wird die Tatsache beurkundet, dass die Abschrift oder Kopie mit dem Original des Dokuments oder einer anderen sogenannten „Hauptschrift“ übereinstimmt.

Benötige ich einen Termin, um eine beglaubigte Abschrift zu erhalten?

Nein. Sie geben das Originaldokument im Notariat ab. Nach Erstellung der beglaubigten Kopie holen Sie die beglaubigte Kopie und das Original wieder ab. Gleichzeitig sind die entstehenden Notargebühren (bis 10 Seiten 12,50 €) bar oder mit EC-Karte zu begleichen.

Kann von einer beglaubigten Kopie eine beglaubigte Abschrift erstellt werden?

Ja, das ist möglich. Im Beglaubigungsvermerk wird angegeben, dass die sogenannte „Hauptschrift“ eine beglaubigte Kopie war.

Können die Kopien des Originals selbst gemacht und mitgebracht werden?

Nein. Aus Gründen der Rechtssicherheit und Effizienz sind die Mitarbeiter angewiesen, das Originaldokument ausschließlich selbst zu kopieren. Hierdurch fallen keine zusätzlichen Kosten an.

Muss die beglaubigte Abschrift genauso aussehen wie das Original?

Nein. Es ist zum Beispiel möglich, das Original zu verkleinern oder von Hand abzuschreiben. Wichtig ist nur die inhaltliche Übereinstimmung.

Kosten für Beglaubigungen

Die folgenden Beispiele für notarielle Leistungen und ihre Kosten basieren auf typischen Verfahren des Rechtsgebiets. Die genannten Kosten sind keine Kostenzusage für individuelle Beurkundungsverfahren. Die tatsächlichen Kosten sind immer vom individuellen Inhalt der Urkunde und den beauftragten Vollzugsmaßnahmen abhängig. Sie können auch niedriger als die hier genannten Angaben sein.

Die angegebenen Beträge enthalten alle Kosten, die vom Notariat in Rechnung gestellt werden. Die Erstellung eigener Entwürfe führt nicht zu Kosteneinsparungen oder zur Beschleunigung des Verfahrens. Die Kostenbeispiele gehen meist von den höchsten typischen Kosten aus. Wenn bestimmte Tätigkeiten nicht notwendig sind, fallen die Kosten geringer aus.

Gern erstellen wir für Ihren individuellen Fall eine Probeabrechnung.

Kostenbeispiel für Abschriftsbeglaubigung

Erstellung einer beglaubigten Abschrift von einem vorgelegten Original. Mehrere Originale können zusammen beglaubigt werden, dann ist die Gesamtanzahl der Seiten maßgebend.

In den angegebenen Kosten ist Folgendes enthalten:

  • Kopieren des Originals (eigene Kopien führen nicht zu geringeren Gebühren)
  • Bestätigung der Übereinstimmung mit dem Original
  • Mehrwertsteuer
Anzahl der Seitenca. Kosten nach GNotKG
bis 10 Seiten11,90 €
20 Seiten23,80 €
30 Seiten35,70 €
50 Seiten59,50 €

Kostenbeispiel für eine Unterschriftsbeglaubigung ohne Entwurf

Beglaubigung einer oder mehrerer Unterschriften unter einem vorgelegten Dokument. Der Geschäftswert richtet sich nach dem Wert der in dem Dokument abgegebenen Erklärungen.

In den angegebenen Kosten ist Folgendes enthalten:

  • Beglaubigung der Unterschrift(en)
  • Prüfung des vorgelegten Dokuments, ob Gründe bestehen, die Amtstätigkeit zu versagen
  • Dokumentenpauschale
  • Mehrwertsteuer
Geschäftswertca. Kosten nach GNotKG
beliebig bei UB unter
WEG-Protokoll oder Löschungszustimmung
25 €
0 … 10.000 €25 €
30.000 €31 €
50.000 €41 €
100.000 €67 €
140.001 € und darüber85 €

Kostenbeispiel für eine Unterschriftsbeglaubigung ohne Entwurf mit Versand

Beglaubigung einer oder mehrerer Unterschriften unter einem vorgelegten Dokument. Der Geschäftswert richtet sich nach dem Wert der abgegebenen Erklärungen. Dieser wird wie bei einer Beurkundung ermittelt.

In den angegebenen Kosten ist Folgendes enthalten:

  • Beglaubigung der Unterschrift(en)
  • Prüfung des vorgelegten Dokuments, ob Gründe bestehen, die Amtstätigkeit zu versagen
  • Versenden des Dokuments mit Einwurfeinschreiben an eine andere Person als den Unterzeichner
  • Dokumentenpauschale
  • Porto und Telekommunikation
  • Mehrwertsteuer
Geschäftswertca. Kosten nach GNotKG
beliebig bei UB unter
WEG-Protokoll oder Löschungszustimmung
55 €
0 … 10.000 €55 €
30.000 €60€
50.000 €70 €
100.000 €95 €
140.001 € und darüber115 €

Kostenbeispiel für eine Unterschriftsbeglaubigung mit Entwurf (Erbausschlagung)

Beglaubigung einer oder mehrerer Unterschriften unter einer zuvor entworfenen Erbausschlagung. Ist der Nachlasswert unbekannt, beträgt der Geschäftswert 5.000 € je Erbausschlagung.

In den angegebenen Kosten ist Folgendes enthalten:

  • Beratung
  • Erstellen und Zusenden des Entwurfs der Erbausschlagung per E-Mail
  • Beglaubigung der Unterschrift(en)
  • Aufnahme der Urkunde in die elektronische Urkundensammlung
  • Dokumentenpauschale
  • Mehrwertsteuer
Geschäftswertca. Kosten nach GNotKG
5.000 €42 €
10.000 €51 €
15.000 €60 €
20.000 €70 €
25.000 €74 €
30.000 €80 €

Wichtiger Hinweis zu SARS-CoV-2 („Coronavirus“)

Aktuell gib es für Ihren Termin in meinem Notariat keine Einschränkungen.
Eine Maskenpflicht besteht nicht.
Zu Ihrem Schutz können Sie selbstverständlich eine Maske tragen.

Hinweise zur Erreichbarkeit des Notariats

Das Notariat ist nicht erreichbar am:

  • an allen bundeseinheitlichen Feiertagen und
    Feiertagen in Sachsen
  • 02.10.2023
    Montag vor dem Tag der Deutschen Einheit
  • 30.10.2023
    Montag vor dem Reformationstag
  • 27. und 28.12.2023
    Mittwoch und Donnerstag in der Weihnachtswoche